Events und besondere Ereignisse

Besucher machen ein Event zu einem besonderen Ereignis

Zu einem besonderen Ereignis gehören besondere Gäste. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg – ob bei kreativen und medienwirksamen Veranstaltungen, internationalen Sport-Events, regionalen Volksfesten aber auch bei jährlichen Mitarbeitertreffen eines Unternehmens, das motivieren soll.

Hier einige Ideen für ihre gute Betreuung.

Seminare

Seminarangebote am Teilnehmer ausrichten

Veranstalter von Seminaren sind häufig sehr eng an ihrer Zielgruppe ausgerichtet. Sprich: Sie kümmern sich inhaltlich um jeden einzelnen Teilnehmer und wollen ihm Wissen vermitteln.

Ein idealer Boden, um auch den Anmelde- und Registrierungsprozess sowie die Betreuung vor Ort mit baltazaar auf eine höhere Stufe zu heben.

Gala-Abende

Gala und Empfang auf dem roten Teppich

Es verspricht, ein schöner Abend zu werden. Ein guter Termin und eine großartige Location sind gefunden. Handverlesene Gäste stehen auf der Einladungsliste, ein kleines Musikensemble ist ausgesucht, der rote Teppich ausgerollt und das Dinner wird vom Sternekoch gezaubert. Jetzt geht es darum, diesen Anlass von der schönen Theorie in eine ebenso schöne Praxis zu begleiten.

Präsentationen

Präsentationen - an Vielfalt kaum zu überbieten

Präsentationen, auch in Form von Roadshows oder Vortragsabenden sind in vielen Branchen fester Bestandteil im Kommunikationsmix. Da sind Finanzunternehmen, die ihre Vertriebspartner mit Know-how über Märkte und Kapitalanlagen versorgen wollen. Der Modedesigner, der eine neue Kollektion vorführt. Oder der Autokonzern, der seinem Händlernetz die Vorteile der Neuwagen präsentiert. Entsprechend vielfältig sind die Anforderungen für das Besucher-Management.

Datenschutz ernst nehmen

Wirksamer Schutz für sensible Daten

Die Frage des Datenschutzes stellt sich in jedem unserer Projekte. Sie zu beantworten, ist immer abhängig von der Art des Anlasses, der Struktur der Teilnehmer und den erhobenen Daten. Menschen werden immer vorsichtiger und wachsamer, was ihre persönlichen Daten betrifft. Nehmen wir gemeinsam den Datenschutz und die Sorgen der Besucher ernst und suchen nach individuellen, sicheren Lösungen.

Leistungen vor Ort

Gern dabei, immer in Bewegung

Der Tag ist da, der Anlass findet statt! Jetzt zeigt sich, ob im Besucher-Management alles richtig gemacht wurde und alle Informationen aus dem Anmeldeprozess bis hierhin durchgedrungen sind.

Das baltazaar-Team ist gern in jeder Sekunde dabei, und unterstützt auch in der Praxis vor Ort. Ob Check-in, Helpdesk, Hostessen – wir sind immer in Bewegung und freuen uns auf jede Aufgabe.

Hotel und Transfer

Individuelle Hotelbuchung, ein Wohlfühlgarant

Komfort steht für viele Gäste ganz vorn, wenn sie sich für einen Anlass entscheiden. Ganz besonders gilt das für die Unterbringung bei mehrtägigen Anlässen. Veranstalter, die den Gästen die Planung erleichtern, kommen diesem Bedürfnis ihrer Gäste entgegen. Mit baltazaar werden sie feststellen, dass das ohne riesigen administrativen Aufwand möglich ist. Hier verraten wir einige Ideen.

Beratung für professionelles Besucher-Management

Professionelles Besucher-Management - lassen Sie sich beraten

Der Besucher ist König. Der Veranstalter ist für uns auch König und wir beraten ihn bei der Rundum-sorglos-Betreuung der Teilnehmer. Denn es ist gar nicht so leicht, das ganze Vorhaben aus Besuchersicht zu betrachten und zu beurteilen. Wir setzen da an, wo wir gebraucht werden, gebenFeedback zum Gesamtkonzept oder besprechen einzelne Bausteine, z. B. die Kommunikation oder die technische Umsetzung.

Anmeldung • Das Herzstück des Besucher-Managements

Die Anmeldung ist der "handshake" mit dem Besucher

Die Anmeldung ist das Herz des Besucher-Managements. Wenn sich Besucher effektiv für einen Anlass anmelden und zusagen, beginnt der Erfolg. Sie sind auf dem Weg vom ersten Kontakt bis zur Registrierung überzeugt worden und jetzt bereit, Zeit und Geld einzusetzen. Veranstalter danken ihnen das bereits mit einem klar strukturierten und funktionierenden Anmeldeprozess – und schütteln ihnen in diesem Moment bereits die Hand.

Erfassung der Veranstaltung

Unser Team unterstützt Sie gern

Sobald das Konzept für den Anlass steht und seine Abläufe geplant sind, werden die Eckdaten sorgfältig und technisch korrekt abgebildet – damit die Besucher sich anschließend registrieren und anmelden können.

In Bezug auf die Eckdaten und Termine, die genauen Abläufe und Schnittstellen sind Klarheit und Genauigkeit bis ins Detail gefragt. Unser Team wird Lücken identifizieren und Veranstalter gezielt beraten.

Einladungen • effizient, professionell und persönlich

Einladungen - nur nicht dem Zufall überlassen

Schon bei der Einladung von Teilnehmern und Besuchern können Veranstalter viel gewinnen: Ein gut strukturierter und professioneller Einladungsprozess trägt zur Effizienz des Anlasses bei. Eine persönliche und informative Einladung lässt Ihre Besucher bereits zu Beginn positiv an die Veranstaltung denken – und motiviert sie, teilzunehmen.

Überlassen Sie die Einladung nicht dem Zufall. Hier finden Sie einige unserer Gedanken dazu.

Steuerung und Logistik • Als Veranstalter den Überblick behalten

Welcher Schuh passt Ihnen? Welche Informationen wollen Sie haben?

Stets den Überblick behalten – ein großer Wunsch aller Veranstalter und Organisatoren. Ihn zu erfüllen, ist so komplex wie der Anlass selbst.

Mit baltazaar ist das leicht. Sie entscheiden, welcher „Schuh“ Ihnen passt, sprich: welche Informationen zu den Teilnehmern Ihre Veranstaltungsplanung und die Abläufe vor Ort optimal unterstützen. Und wir liefern sie auf dem bevorzugten Weg.

Entdecken Sie hier die Dimensionen!

Kongresse

Fokus auf Fachinhalte

Das Visitor Management für Kongresse ist eine unserer klassischen Dienstleistungen. Seit vielen Jahren organisieren wir selbst Konferenzen und können in Bezug auf die Abläufe rund um den Besucher gut beraten.

Kongresse zeichnen sich durch klar strukturierte Programme und Teilnehmer aus, die sich auf die Inhalte fokussieren wollen. Unsere Artikel geben Anregungen, wie die Registrierung und Abläufe adäquat gestaltet werden können.

Sport • Aktives Teilnehmer-Management

Aktives Teilnehmer-Management macht das Rennen

Eine unserer liebsten Disziplinen sind Sportanlässe. Veranstaltungen in diesem Bereich bieten besonders vielfältige Möglichkeiten für die Anmeldung und Interaktion mit den Teilnehmern.

Das Teilnehmer-Management ist eine besonders anspruchsvolle Variante des aktiven Besucher-Managements. In dieser Kategorie erfahren Veranstalter, woran sie denken sollten, um die Vielfalt optimal zu steuern.

Messen

Messebesucher erwarten professionelle Organisation

Messeorganisatoren und -veranstalter denken in großen Dimensionen. So berichtete die Messe Schweiz im ersten Halbjahr 2011 über 14 Eigen- und 18 Gastmessen mit 7.500 ausstellenden Firmen und über einer Million Besucherinnen und Besuchern.

In dieser Menge den einzelnen Besucher wahrzunehmen und gut zu betreuen, scheint für manchen unmöglich. Tatsächlich ist das eine vielfältige, aber mit dem richtigen Ansatz gut lösbare Aufgabe.

Presse

Schnell, direkt und präzise - zielgruppengerecht einladen

Pressevertreter und Journalisten sind auch Gäste. Und zwar recht wichtige – denn von ihrer Berichterstattung hängt oft ein Teil des Erfolges ab.

Je nach Veranstaltung kann eine gute Presse sogar der entscheidende Faktor sein. Wir denken da an Produkt-Neueinführungen, VIP-Galaabende, Preisverleihungen, Hauptversammlungen, soziale und kulturelle Events… Machen Sie das Beste draus!

Einblicke in die Organisation der grössten GV der Schweiz

Wie die BLKB jährlich die grösste GV der Schweiz durchführt (Quelle: telebasel.ch)

Wenn die kleine Baselbieter Kantonalbank zur Jahresversammlung ruft, strömen Tausende herbei: Die GV der BLKB ist die grösste der Schweiz und stellt Konzerne wie Novartis und UBS in den Schatten. An zwei Tagen weht der Geist des selbstständigen Baselbiets durch die Joggeli-Halle. Die Besucher sind stolz auf ihre Bank, auf ihren Kanton. Von Fusion will hier niemand etwas wissen. Der Report über die Eigenheiten eines Volksfestes, Traditionen und den Stress für die Organisatoren.

Die Einblicke hinter die Kulissen und in die Organisation sind spannend und zeigen eindrucksvoll, welche logistischen Herausforderungen allein durch Erwartungen der Besucher zu bewältigen sind. Besonders wichtig in diesem Jahr, denn die BLKB feierte ihr 150-jähriges Bestehen.

baltazaar durfte den intensiven Prozess von der Einladung, Registrierung, Ticketversand bis zum Willkommen vor Ort und dem nachgelagerten Reporting begleiten.

Der etwa 20-minütige Film wurde am 09.04.2014 ausgestrahlt » zum Video des TELEBASEL REPORT GV der BLKB

10. April 2014 • Willkommen im Team, Therese Kramarz

Das baltazaar-Team hat Verstärkung bekommen! Seit dem 1. April 2014 kümmert sich unsere neue Kollegin Therese Kramarz als Event- und Sales-Expertin gemeinsam mit Claudia Schuler um die Kundenbetreuung. Sie ist seit vielen Jahren in der Event-Organisation tätig und eine Bereicherung für unser Team. Willkommen!

Erfahren Sie hier mehr über Therese Kramarz »

10. September 2013 • Die kreative Macherin mit dem Gespür für Trends (Journal des WTC Zürich)

In dem Journal Nummer 3 des World Trade Center in Zürich wird die baltazaar AG und unsere Geschäftsführerin Claudia Schuler vorgestellt.

WTC Journal, Ausgabe #3

« Claudia Schuler (hat sich heute) auf das Thema Besucher-Management spezialisiert. Aus einem Kundenbedürfnis heraus hat sie zusammen mit ihrem Partner eine umfassende, komplexe und flexible Software für das Besuchermanagement entwickelt. Das Thema Besuchermanagement wird immer komplexer und Messe- und Eventorganisatoren sind mit einer Vielzahl von Bedürfnissen
konfrontiert. » heißt es in dem Beitrag.

Hier können Sie die PDF-Ausgabe des Journals herunterladen und weiterlesen.

Wir freuen uns über die Veröffentlichung und bedanken uns herzlich bei der Redaktion.

Anlässe • Jedes Event ist eine Diva

Königsdisziplin • Ihre Besucher werden sich fühlen wie Könige