Anspruchsvolle Gäste und individuelle Organisation
Wenn alle Details stimmen, entspannen die Gäste
Schon bei der Terminplanung und der Einladung für eine Gala sind Schnelligkeit und Kreativität wichtig. Die vollen Terminkalender lassen keine Verzögerungen im Ablauf zu.
In Zeiten mit vielen Konkurrenzveranstaltungen ist es wichtig, dass Ihre Veranstaltung etwas «Besonderes» bietet und Sie das auch in der Einladung kommunizieren.
Zudem zeichnet sich ein Galaabend häufig durch die hohen Ansprüche der Gäste aus – die Sie bei Ihrer Organisation berücksichtigen müssen, damit der Anlass ein Erfolg wird:
Die Schirmherrin Frau von X. möchte unbedingt in Hotel A. nächtigen, Schauspieler B. möchte gern zwei Begleitpersonen mitbringen, Moderatorin M. schafft es leider nicht zum Abendessen, Theaterregisseur P. wird für den erkrankten Schauspieler W. anreisen, Prof. Dr. Z. wünscht ein vegetarisches Menü und Produzentin F. braucht dringend eine Kinderbetreuung. Die gemeinsam anreisende Theatergruppe für das Rahmenprogramm braucht in letzter Minute einen Transfer vom Flughafen.
Das ist die Königsdisziplin: Alles adäquat zu organisieren, sich alle Details zu merken und im Sinne der Gäste umzusetzen – zusätzlich zu den «normalen» Aufgaben rund um die Teilnehmer-Logistik.
Mit baltazaar bekommen Sie die Aufgabe leicht in den Griff: individuelle Einladungen und Anmeldung, Berücksichtigung von speziellen Wünschen, Tischreservierungen, Informationen über Begleitpersonen, Unterbringung, Organisation von Transfers per Chauffeur oder Shuttle, Aufschaltung von Hotelkontingenten, und und und …