Ein gutes Gerüst für das Besucher-Management
Wichtig: die Veranstaltung in allen Details korrekt erfassen
Beim Erfassen der Veranstaltung wird das «Gerüst» für das Besucher-Management gebaut.
Dass Tools wie Excel genauso wie der herkömmliche Postweg schnell an ihre Grenzen stoßen, und Veranstalter sich das Leben in einer speziellen technischen Umgebung leichter machen können, beweist baltazaar gern.
Im Optimalfall …
- sind sämtliche Eckdaten bekannt und erfasst
- bildet die Kundendatenbank des Veranstalters die gute Grundlage
- können weitere notwendige Informationen im Registrierungsprozess abgefragt werden
- stehen dem Besucher bei der Registrierung alle Buchungsmöglichkeiten der Veranstaltung zur Verfügung
- Anmeldetermine gemäß Terminplan sind integriert und bindend (z. B. kann die Anmeldung nach einer bestimmten Frist schließen)
- sind Teilnehmergruppen definiert und entsprechende Auswertungen sind möglich
- können die Teilnehmer individuell eingeladen und angesprochen werden
- werden Begleitpersonen gleich mit erfasst, ebenso wie spezielle Wünsche und Bestellungen
- kann die Logistik in Bezug auf An- und Abreise integriert werden
- sind unterschiedliche Verrechnungs- und Zahlungsarten möglich
- können alle Bestandteile individuell angepasst werden