Projekte – Testseite

Für fmpro, den Schweizerischen Verband für Facility Management und Maintenance, dürfen wir regelmässig die wiederkehrenden eigenen Anlässe für die unterschiedliche Teilnehmergruppen betreuen.

Seien es die Generalversammlung für alle Mitglieder im Frühling, oder der "Instandhaltungstag", eine Fachkonferenz für leitende Personen in der Instandhaltung im Spätsommer oder Netzwerkanlässe der Fach- und Regionalgruppen - unser Team koordieniert die unterschiedlichsten Bedürfnisse im Besucher-Management.

Steckbrief

• zwischen 20 und 750 Teilnehmer (Mitglieder / Nicht-Mitglieder)
• Einladungen / Anmeldungen für diverse Anlässe
• Koordination Anmeldungen und Online-Registrierung
• Erstellen von Veranstaltungs-Websites
• PDF-Rechnungsversand
• Check-In / Help-Desk vor Ort

Die BLKB feierte im 2014 ihr 150. Jubiläum, und organisierte eine Reihe von Anlässen und Überraschungen für ihre Kunden. So erhielten alle Inhaber der "StuCard" eine Einladung zum Konzert des jungen Schweizer Songwriters Bastian Baker.

Unser Team koordinierte das gesamte Besucher-Management von der Einladung bis zur Eintrittskontrolle vor Ort. Wir fanden ausserdem eine elegante und schnelle Lösung für den Umgang mit ungültigen und gefälschten Tickets - leider eine häufige Herausforderung bei beliebten öffentlichen Konzerten.

Steckbrief

• 1 Abend / 4'500 Personen
• Einladung Konzert Bastian Baker für StuCard Inhaber/innen
• Personifizierter Ticketdownload
• Koordination Ticketbestellungen
• Koordination Umbuchungen / Zusatzeinladungen
• Help-Desk vor Ort
• Elektronische Eintrittskontrolle und Abweisung ungültiger Tickets

Die Basellandschaftliche Kantonalbank BLKB lädt alljährlich zur größten KBZ-Versammlung (Generalversammlung) in der Schweiz - bei den Zertifikatsinhabern ein äusserst beliebter Anlass.

Unser baltazaar-Team durfte den intensiven Prozess von der Einladung, über die Registrierung und den Ticketversand bis zum Willkommen vor Ort und dem nachgelagerten Reporting begleiten.

Steckbrief

• 2 Tage / mit je 3'500 Personen
• Personifizierte, Elektronische Einladung zur Generalversammlung
• Koordination Anmeldungen für  Tag 1 oder  Tag 2
• Koordination Anmeldungen Begleitpersonen
• PDF-Ticketversand
• Koordination Umbuchungen
• Check-In / Help-Desk vor Ort (Umbuchungen, Probleme mit Eintritten, Anfragen bearbeiten)
• Elektronische Eintrittskontrolle vor Ort

Hier erhalten Sie einen Einblick hinter die Kulissen des Anlasses. Der etwa 20-minütige Film wurde am 09.04.2014 ausgestrahlt » zum Video des TELEBASEL REPORT GV der BLKB

Jeweils im Herbst trifft sich das weltweite "Leadership Team" unseres Kunden zu einem mehrtägigen Strategie-Meeting im Mutterland der Konzernzentrale, der Schweiz. Es ist das Highlight des Jahres für die Manager, die sonst nur "virtuell" miteinander kommunizieren oder weite Wege auf sich nehmen müssen. Und die Gelegenheit, sich über die Geschäftsstrategie für das Folgejahr abzustimmen.

Die anspruchsvolle Zielgruppe und das umfangreiche Programm forderten von unserem baltazaar-Team eine genaue Projektplanung, regelmässige Abstimmungszirkel mit dem Kunden und absolute Flexibilität.

Steckbrief

• 10 Tage, davon 3 Tage Strategiemeeting mit Rahmenprogramm und Workshops
• 250 Manager (Vorstände, Direktoren, Country Manager, Konzern-Abteilungsleiter)
• Teilnehmer aus 33 Ländern
• Erstellen Veranstaltungs-Website mit Registrierungslink gemäß den Corporate Design-Vorgaben des Kunden
• Personifizierte, elektronische Einladung der Manager
• Koordination der Anmeldungen zu diversen Meetings / Workshops im Zeitraum von 10 Tagen
• Koordination Anmeldung Hotel / Sportprogramme
• Koordination Anreise (Flüge, Bahn, Privat)
• Koordination Shuttle / Limousinenservice für Einzelpersonen / Gruppen
• Check-In und Help-Desk vor Ort (Umbuchungen / Anfragen bearbeiten / Koordination mit Supplier etc.)

Ein tolles Dankeschön hatte sich eine Schweizer Detailhandelskette für ihre Mitarbeiter ausgedacht: ein Tag mit der Familie im Zirkus Knie.

Die Idee klang für die Mitarbeiter einfach - um so ausgefeilter mussten die Details sein: Alle möglichen Fragen der Teilnehmer mussten weit im Voraus durchdacht und der Ablauf inklusive Anreise so klar wie möglich beschrieben werden. Alle Reiseunterlagen mussten rechtzeitig eintreffen - und auch das kleinste ÖV-Ticket musste korrekt ausgestellt sein.

Die Erfahrungen unseres Teams mit der Organisation und dem Besucher-Management großer Veranstaltungen trug wesentlich zum Gelingen dieses Anlasses bei.

Steckbrief

• Zwei Tage mit je 2'500 Mitarbeitern und Angehörigen
• Zwei Veranstaltungsorte: Deutschschweiz, Romandie
• Persönliche Einladung mit gedruckter Einladungskarte
• Einladungsdaten der Mitarbeiter im baltazaar-System hinterlegt
• Erfassung der Anmeldungen der Familienmitglieder / Partner/in / Kinder (Anzahl, Alter)
• Regelmässige Statuskontrolle der Anmeldungen, Begleiten der Erinnerungsaktion
• Erfassen Anreise mit ÖV (Erfassen Abfahrtsbahnhof) oder Privat
• Koordination Tickets für ÖV
• Koordination Anmeldungen / Anzahl Erwachsene / Kinder / Besuch Kinderzoo ja / nein
• Persönliche/Namentliche Sitzplatzuteilung im Zirkus Knie / Koordination Mutationen
• Telefonische Helpline / 2-sprachig Deutsch/Französisch
• Erstellen Badge Informationen (Name,Vorname, Sitzplatz – Sektor, Reihe, Platz-Nr. / Handy-Notruf für Kinderbadge

Ein großer Automobilhersteller lud seine Haupt- und Lokalhändler aus der ganzen Schweiz auf die Baleareninsel Mallorca ein, um die neuesten Automodelle vor der Markteinführung selbst zu erleben.

Unser Team organisierte die Einladungen und Anmeldungen, betreute dann die Bedürfnisse der Teilnehmer mit Blick auf ihre Reise und den Aufenthalt, managte vor Ort die Teilnahme an den Fahrtrainings und Workshops und koordinierte abschliessend die Bestellungen.

Steckbrief

• Dauer: 2,5 Tage
• 100 Haupthändler / 200 Lokalhändler
• Elektronische Einladung für unterschiedliche Teilnehmergruppen
• Koordination Anmeldung unterschiedliche Flüge / Hotels
• Koordination der diversen Fahrtrainings und Workshops
• Gruppeneinteilungen / unterschiedliche Flüge / Hotels / Fahrtrainings
• Anmeldebestätigung / Versand Reiseunterlagen
• Koordination Neuwagen-Bestellung
• Sprachen: Deutsch / Französisch

Für die Ford Motor Company betreuten wir das jährliche Händlermeeting. Die Besonderheit dieses Anlasses lag in der Koordination der unterschiedlichen Teilnehmergruppen, da nur die Haupthändler eine weitere Begleitperson aus ihrem Unternehmen mitbringen konnten.

Entscheidend waren die die Qualitätssicherung der Teilnehmerdaten im Vorfeld, die exakte Zuordnung der Personen zu der Teilnehmergruppe, die genaue Kommunikation und die entsprechende Einrichtung der Online-Registrierung.

Steckbrief

• Dauer: 1 Tag
• Teilnehmer: 300 Personen / Haupt- und Lokalhändler
• Elektronische Einladung zum Händlermeeting für unterschiedliche Teilnehmergruppen
• Online-Registrierung der Haupthändler mit Begleitpersonen / Lokalhändler ohne Begleitpersonen
• Anmeldebestätigung für jede Teilnehmergruppe
• Online-Reporting für den Auftraggeber
• Sprachen: Deutsch / Französisch