Online-Reporting    

Zahlen und Fakten: Basis für Ihr Controlling

Zahlen und Fakten: Basis für Ihr Controlling

Ein wichtiges Element Ihres Anlasses ist das Reporting. Aussagekräftige, aktuelle Zahlen über den Status der Anmeldungen geben Ihnen die Möglichkeit, zu handeln und zu planen.

Das Online-Reporting kann vielfältig und gezielt genutzt werden – und liefert Informationen für Ihr Controlling:

  • Die Kernaufgabe ist sicher die Erhebung von Besucherzahlen oder Anmeldungen.
  • Nach dem Versand von anlassbezogenen Newslettern oder Pressemitteilungen beobachten wir in den darauffolgenden Tagen den Zuwachs der Anmeldungen und Reaktionen und der Erfolg Ihrer Maßnahmen wird ersichtlich
  • Sehen Sie den Status von Buchungen und Zahlungen
  • Erhalten Sie spezielle Listen für Supplier, z. B. Catering, Transport
  • Der Stand der Kontingentsverwaltung für Hotels oder Räume kann abgefragt werden

Logistik mit Blick auf die Besucher planen    

Unterschiedliche Besucher und Bedürfnisse

Unterschiedliche Besucher und Bedürfnisse

Für viele Anlässe ist wichtig, die Erwartungen und Bedürfnisse der Besucher früh zu kennen. Gerade die Logistik von Veranstaltungen mit handverlesenen Gästen oder speziell zu planenden Programmpunkten wird in der Vorbereitung schnell komplex:

  • Reise und Transfer: Abfahrtsbahnhof, Ankunftsort/-zeit, Shuttle-Service, Abo-/Bahncard-Inhaber, Parkplatzzuteilungen, Mietwagen
  • Unterbringung und Verpflegung: Hotelauswahl und -zuteilung, Catering (ggf. spezielles Essen)
  • Anlassplanung: Gruppenzuteilungen, Kleider-/ Schuhgrössen, Give-aways etc.
  • Support: abweichende Planung für die Mitarbeiter des Anlasses (intern und extern)

Sind diese Informationen früh bekannt, kann die Logistik auf einer weitgehend sicheren Grundlage geplant werden. Dadurch dass sie den einzelnen Gästen eindeutig zugeordnet sind, bekommt der Gastgeber ein aussagekräftiges Bild über die gesamten Teilnehmer.

So entsteht eine runde Veranstaltung, auf der sich der Einzelne wohlfühlt.

Teilnehmerdaten übernehmen    

Viele Besucher - viele Daten

Viele Besucher - viele Daten

Die Teilnehmerdaten sind das Herzstück des Besucher-Managements. Gleichzeitig sind es sensible Informationen, die von baltazaar mit dem entsprechenden Respekt sicher verwahrt und verarbeitet werden.

Wir unterscheiden dabei zwischen angelieferten Daten und neu erhobenen Daten. Angelieferte Daten werden in unser System integriert und von uns qualitätsgesichert.

Auf der Basis werden die Teilnehmer eingeladen und informiert. Die Angeschriebenen reagieren, melden sich an oder ab und ergänzen bzw. aktualisieren bei Bedarf alle im System enthaltenen Informationen selbst.

Neue Teilnehmerdaten werden zum Beispiel bei öffentlichen Anlässen erhoben, wo sich die Teilnehmer das erste Mal neu registrieren. Auch diese legen wir in der Struktur so an, dass alle Datensätze identisch aufgebaut sind und wieder in das CRM-System unserer Kunden zurückfließen können.

Nachdem alle gewünschten Auswertungen erfolgt sind und die Veranstaltung abgeschlossen ist, gehen die Daten mit den aktuellen Informationen an den Auftraggeber zurück.

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