Lunch und Dinner planen    

Nicht zu unterschätzen: Gute Verpflegung

Nicht zu unterschätzen: gute Verpflegung

Wissen macht hungrig. Sowohl bei Gala-Abenden als auch bei Kongressen und Konferenzen, auf denen viel zugehört und diskutiert wird, sind die Lunch- oder Dinner-Angebote sehr beliebt.

Viele Besucher sind dankbar für die Ablenkung vom Geschäft oder für die Möglichkeit zum gesellschaftlichen oder geschäftlichen Netzwerken.

Aus Erfahrung wissen wir, dass die Verpflegung einen echten Unterschied auf Anlässen machen kann. So manch ein Besucher lehnt Veranstaltungen mit schlecht organisiertem Catering oder minderer Essensqualität rundweg ab.

Der Veranstalter schafft Mehrwert, indem er diese begleitenden Angebote für das leibliche Wohl individuell steuert und nach Möglichkeit persönliche Wünsche (z. B. für ein vegetarisches Essen) berücksichtigt. Dabei kann es vorkommen, dass die Teilnehmer zu unterschiedlichen Zeiten essen oder Lunch bzw. Dinner je nach Gruppe an anderen Orten stattfinden. Mit unterschiedlichen Badges oder Gutscheinen hat das Gastronomie-Personal den Überblick, wer wo zugeteilt ist.

Das gemeinsame Abendessen kann auch Begleitpersonen umfassen – die wiederum die Kunden von morgen sein könnten.

baltazaar hilft, bei allen Besonderheiten den Überblick zu behalten und Ihr Catering ganz exakt zu briefen und zu beauftragen.

Anspruchsvolle Gäste und individuelle Organisation    

Wenn alle Details stimmen, entspannen die Gäste
Wenn alle Details stimmen, entspannen die Gäste

Wenn alle Details stimmen, entspannen die Gäste

Schon bei der Terminplanung und der Einladung für eine Gala sind Schnelligkeit und Kreativität wichtig. Die vollen Terminkalender lassen keine Verzögerungen im Ablauf zu.

In Zeiten mit vielen Konkurrenzveranstaltungen ist es wichtig, dass Ihre Veranstaltung etwas «Besonderes» bietet und Sie das auch in der Einladung kommunizieren.

Zudem zeichnet sich ein Galaabend häufig durch die hohen Ansprüche der Gäste aus – die Sie bei Ihrer Organisation berücksichtigen müssen, damit der Anlass ein Erfolg wird:

Die Schirmherrin Frau von X. möchte unbedingt in Hotel A. nächtigen, Schauspieler B. möchte gern zwei Begleitpersonen mitbringen, Moderatorin M. schafft es leider nicht zum Abendessen, Theaterregisseur P. wird für den erkrankten Schauspieler W. anreisen, Prof. Dr. Z. wünscht ein vegetarisches Menü und Produzentin F. braucht dringend eine Kinderbetreuung. Die gemeinsam anreisende Theatergruppe für das Rahmenprogramm braucht in letzter Minute einen Transfer vom Flughafen.

Das ist die Königsdisziplin: Alles adäquat zu organisieren, sich alle Details zu merken und im Sinne der Gäste umzusetzen – zusätzlich zu den «normalen» Aufgaben rund um die Teilnehmer-Logistik.

Mit baltazaar bekommen Sie die Aufgabe leicht in den Griff: individuelle Einladungen und Anmeldung, Berücksichtigung von speziellen Wünschen, Tischreservierungen, Informationen über Begleitpersonen, Unterbringung, Organisation von Transfers per Chauffeur oder Shuttle, Aufschaltung von Hotelkontingenten, und und und …

Anlässe aller Art mit baltazaar umsetzen    

Der Blick auf den Besucher hilft Erwartungen erfüllen

Die Erwartungen der Besucher erfüllen

baltazaar betreut Anlässe aller Art, auf nationaler oder internationaler Ebene – und zwar rundum: von der Erfassung der Veranstaltung bis zur Einladung, von der Anmeldung bis zur Registrierung von Begleitpersonen, von der Organisation von Reisen oder Transfers bis zu Hotelbuchungen, von der Abrechnung bis zur Zahlung.

Unser Blickwinkel ist der des Besuchers. Wir überlegen, was er braucht, um sich wohlzufühlen. Ihre individuellen Bedürfnisse und Erwartungen kombinieren wir mit den Zielen und Ideen des Veranstalters. So entstehen reibungslose Abläufe und klar strukturierte Logistik rund um die Teilnehmer.

Individuelle Anpassungen und Ideen sind dabei das «Sahnehäubchen», das das Besucher-Management erst richtig gut macht.

Wenn sich Ihre Besucher als willkommene Gäste fühlen, ist unser Ziel erreicht.

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