Maßnahmen sorgfältig planen    

Vom weißen Blatt zur guten Idee: Besucher-Management mit baltazaar

Vom weißen Blatt zu guten Ideen und Maßnahmen: Besucher-Management mit baltazaar

Die Planung und Beratung nimmt im gesamten Prozess rund um den Besucher einen hohen Stellenwert ein, denn die «klassische Anmeldung» als solches hat weitgehend ausgedient.

Innerhalb der komplexen und vernetzten Strukturen unserer Zeit haben sich neue Wege und Medien für die Kommunikation entwickelt. Veranstaltungen werden innerhalb dieser neuen Möglichkeiten beworben. Der Anmeldeprozess ist als wichtiger Teilbereich in die Kommunikation integriert und findet immer häufiger Unterstützung durch soziale Netzwerke.

Wir besprechen mit Ihnen detailliert, wie das Besucher-Management Teil des Gesamtplans werden kann, welche wichtigen Details den Besucher betreffen und welche Informationen für die Veranstaltung notwendig sind. Das ist wichtig, um sämtliche Maßnahmen auf die Bedürfnisse der Besucher auszurichten.

Ein frühzeitig geplantes und gut strukturiertes Besucher-Management ermöglicht Ihnen, das Anmeldeverhalten der Teilnehmer zu erkennen und zu steuern.

Teilnehmer-Management bei Sportanlässen: richtig differenzieren    

Aktive, Trainer, Sponsoren - die Teilnehmer sind so vielfältig wie der Sport
Aktive, Trainer, Sponsoren - die Teilnehmer sind so vielfältig wie der Sport

Aktive, Trainer, Sponsoren - die Teilnehmer sind so vielfältig wie der Sport

Sportanlässe sind für Zuschauer, Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen eine aufregende Angelegenheit.

Sportler konzentrieren sich auf ihre Ziele und ihren Sport. Sie erbringen selbst Höchstleistungen und erwarten, dass vor Ort alles reibungslos funktioniert. Sie verlassen sich darauf, dass sie auf alle bestellten und gebuchten Leistungen zugreifen können – für sich selbst und ihre Trainer, ob als Club oder als Einzelkämpfer.

Nebst den Personalien spielen Informationen wie zum Beispiel Kategorien, Gewicht, Startzeiten, Trainingsläufe, Team-Zuteilungen, Verpflegungsbons, Shuttle-Dienste und vieles mehr eine Rolle.

Sehr oft werden die Sportler von mehreren Personen mit unterschiedlichen Funktionen begleitet. Für den Veranstalter ist wichtig, auch diese zu erfassen und alle Details richtig zuzuordnen. Dabei muss klar differenziert werden, z. B. um Zutritt zu bestimmten Bereichen oder freie / vergünstigte Leistungen zu gewähren.

Darüber hinaus können unterschiedliche Teilnehmergruppen definiert und auch für die individuelle Betreuung vor Ort identifiziert werden: Funktionäre, Sponsoren, Organisatoren, Helfer und weitere Personen, die verschiedene Berechtigungen haben und z. B. unterschiedliche gekennzeichnete Eintrittsbadges erhalten können.

Beratung mit dem Auge des Besuchers    

Wertvoll: der externe Blick auf Ihr Projekt
Wertvoll: der externe Blick auf Ihr Projekt

Wertvoll: der externe Blick auf Ihr Projekt

Aktives Besucher-Management gehört in jede Veranstaltungsplanung. Um dies tatsächlich im Tagesgeschäft durchzusetzen, kann hilfreich sein, sich externe Unterstützung ins Haus zu holen. Jemanden, der die Vorteile aktiver Besucherbetreuung verinnerlicht hat und der die gesamte Planung durch das Auge des Besuchers begleitet.

Das baltazaar-Team kennt mehrere Punkte, um Veranstalter gezielt zu unterstützen:

Bei der gemeinsamen Arbeit werden Sie schnell merken, wie diese neue Sichtweise «rund um den Besucher» Ihren Anlass bereichert. Wenn Sie die Planung auf den Besucher ausrichten, vermeiden Sie allzu große Streuverluste und es verhilft Ihnen zu reibungsloseren Abläufen.

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