Aktives Teilnehmer-Management macht das Rennen
Eine unserer liebsten Disziplinen sind Sportanlässe. Veranstaltungen in diesem Bereich bieten besonders vielfältige Möglichkeiten für die Anmeldung und Interaktion mit den Teilnehmern.
Das Teilnehmer-Management ist eine besonders anspruchsvolle Variante des aktiven Besucher-Managements. In dieser Kategorie erfahren Veranstalter, woran sie denken sollten, um die Vielfalt optimal zu steuern.
Welche Informationen sind wichtig für den Registrierungsprozess?
Ein gut durchdachter Anmeldeprozess erleichtert Veranstaltern die fortlaufende Planung und letztlich auch die Durchführung vor Ort.
In vielen ist heute die Online-Anmeldung zu empfehlen: Webbasiert lässt sich der gesamte Prozess von der Anmeldung über die Bestätigung bis zur Verrechnung komfortabel für alle Beteiligten abbilden.
Auf die speziellen Kommunikationsbedürfnisse der Teilnehmer muss natürlich Rücksicht genommen und klassische Methoden, wie Anmeldekarte per Post oder Fax, können ergänzt werden.
Die Anmeldung umfasst – je nach Konzept – den Teilnehmer selbst und ggf. seine Begleitperson(en). Sowohl Anmeldung als auch Bestätigung können online oder per Post erfolgen, Änderungen durch den Teilnehmer sind über einen persönlichen Zugangslink direkt online möglich.
Unterschiedliche Teilnehmergruppen können definiert und ergänzt werden, zum Beispiel Referenten, Sponsoren, Partner oder VIP-Gäste. Denken Sie daran, auch Ihre Mitarbeiter, die für den Anlass eingesetzt werden, zu registrieren.
Wichtig: die Veranstaltung in allen Details korrekt erfassen
Beim Erfassen der Veranstaltung wird das «Gerüst» für das Besucher-Management gebaut.
Dass Tools wie Excel genauso wie der herkömmliche Postweg schnell an ihre Grenzen stoßen, und Veranstalter sich das Leben in einer speziellen technischen Umgebung leichter machen können, beweist baltazaar gern.
Im Optimalfall …