Geschlossene oder offene Teilnehmerkreise definieren
So viele wie möglich?!
Der «geschlossene Teilnehmerkreis» ist im Prinzip mit der «geschlossenen Gesellschaft» oder der «Gästeliste» vergleichbar. Nur geladene Gäste haben Zutritt. Zum gleichen Event können aber auch Teilnehmer mit unterschiedlichen Berechtigungen eingeladen und/oder der Teilnehmerkreis erweitert werden.
Ein Beispiel: Bei einem Fachkongress stehen die Tagungsinhalte nur den angemeldeten Fachleuten offen. Am Abend können zum Dinner aber gern Begleitperson mitgebracht werden, die nur für diesen Teil der Veranstaltung Zugang erhalten. Nicht registrierte Personen haben gar keinen Zutritt – weder tagsüber noch abends. Die Begleitpersonen werden entweder gleich mit angemeldet oder erst abends bei der Eingangskontrolle erfasst.
Einen «offenen Teilnehmerkreis» haben Anlässe, zu denen Sie unbekannte Personen einladen – z. B. über öffentliche Werbung auf einer Website. Hier kann sich jedermann/-frau online registrieren und die eigenen Kontaktdaten und Koordinaten hinterlegen. Im Rahmen der Registrierung lässt sich auch der offene Teilnehmerkreis beschränken, zum Beispiel auf eine bestimmte Anzahl oder bis zu einem bestimmten Termin.
Nach der Erfassung der unterschiedlichen Teilnehmerkreise und der Registrierung der Teilnehmer erfolgt eine Qualitätsprüfung der online eingegebenen Daten. Anschließend liefert baltazaar zu abgestimmten Terminen die Informationen, die Sie für die weitere Veranstaltungsplanung benötigen.