Teilnehmergruppen definieren – ein Beispiel
Die richtige Gruppe beim richtigen Programmpunkt
Bei der Erfassung der Veranstaltung wird für die meisten Anlässe mehr als eine Teilnehmergruppe definiert und berücksichtigt. Das ist notwendig, damit die richtigen Teilnehmer zu den richtigen Programmpunkten eines Anlasses kommen.
Was wir damit meinen, verdeutlichen wir einfach anhand eines kleinen Beispiels aus dem Privatleben:
Großvaters 75. Geburtstag
- Geladen sind des Großvaters Freunde, Nachbarn, frühere Geschäftspartner und natürlich die ganze Familie – vom Enkel bis zur Schwester. Das ist sozusagen die generelle Aufteilung nach «Art des Besuchers», oder in geschäftlicher Sprache: die Zielgruppensegmentierung.
- Einige der Besucher kommen nur zum Nachmittagskaffee, andere zum Dinner, wieder andere bleiben den ganzen Tag. Die Familie bleibt sogar das ganze Wochenende und macht mit Opa am Sonntag noch einen Spaziergang im Schlossgarten. Hier findet die Zielgruppendefinition nach den unterschiedlichen «Programmpunkten» statt.
- Damit die Kinder sich unter den alten Leuten nicht langweilen und es am Tisch nicht zu laut wird, werden sie im Wintergarten verpflegt. Sie bekommen Pommes frites statt Boeuf Stroganoff und sind anschließend unter sich zum Spielen oder gehen zum Toben in den Garten. Hier erfolgt die Zuteilung der Räumlichkeiten und Verpflegung anhand der «speziellen Bedürfnissen» der kleinen Teilnehmer.
Das Prinzip lässt sich – auf Wunsch bis ins Kleinste ausgeklügelt oder auch ganz einfach – fortsetzen und übertragen. Vom Sport-Event bis zum Fachkongress hat jede Veranstaltung ihre unterschiedlichen Teilnehmergruppen: Kunden, Referenten, Presse, Staff, Mitarbeiter, Partner, Sponsoren etc., die unterschiedliche Leistungen erhalten und Programmpunkte besuchen.
Um diese gezielt zu betreuen, definiert das baltazaar-Team mit Ihnen alle Teilnehmergruppen und beschreibt ihren Bedarf. Die für Sie notwendigen Informationen für die Durchführung fragen wir im Anmeldeprozess ab.