Ziele definieren und erreichen
Volltreffer landen Sie nur mit erreichbaren Zielen
Was ist eigentlich der Grund für Ihren Anlass? Was wollen Sie erreichen? Woran wird der Erfolg gemessen?
Die Ziele eines Anlasses definiert jeder Veranstalter naturgemäß selbst. Wir meinen, es schadet nicht, sich bereits früh mit baltazaar zu beraten. Was viele nicht ahnen: Aktives Besucher-Management kann einen wertvollen Beitrag zur Zielerreichung leisten. Wie das?
Ein Beispiel aus der Praxis: Nehmen wir an, Sie wollen zur geplanten Jubiläumsfeier Ihres Unternehmens eine Teilnehmerquote von 75% Ihrer besten Kunden erreichen. Sie laden ein, der Termin rückt näher und viel zu spät stellen Sie fest: Nicht einmal 20% haben zugesagt.
Eine zweite Einladungswelle wird ad hoc hinterhergeschoben, auch an die «sonstigen Kontakte» – um den großen gebuchten Raum voller Leute zu bekommen. Schließlich erreichen Sie mit Glück 50% der angestrebten Teilnehmerzahl – aber nicht in der bevorzugten Zielgruppe. Sushi und Sashimi für den benachbarten Handwerker, der im letzten Jahr das Dach reparierte? Der gesamte Anlass wird zu einem mühsamen Ereignis.
Später findet man die einfache Ursache: Die Adressen für den Postversand waren veraltet, 50% der Briefe haben ihren Empfänger nicht erreicht. Alle anderen enthielten ein leeres Anmeldeformular, das ausgefüllt und gefaxt werden musste. Antiquierter geht es kaum.
Mit baltazaar wäre das nicht passiert? Richtig. Denn es ist unsere Aufgabe, Sie zu beraten und realistische Ziele und Maßnahmen zu planen.
Im genannten Fall hätten wir uns zunächst die CRM-Daten angesehen und Teilnehmergruppen identifziert. Die Zielquote hätten wir um «normale» Streuverluste bereinigt und auf eine realistische Größe angepasst – mit der z. B. die Raumbuchung und die Planungen für das Catering überprüft werden konnten.
Vermutlich hätten wir früh festgestellt, dass von den meisten Empfängern aktuelle E-Mail-Adressen vorlagen, über die aktiv kommuniziert wird. Die Tür zur komfortablen, sofortigen Anmeldung stand also weit offen: Eine E-Mail mit einem direkten Link zur Online-Registrierung, in der die persönlichen Daten bestätigt oder geändert werden können. Die Teilnehmer hätten sich schnell für den Anlass entscheiden können.
Und ja, vermutlich hätten wir das gemeinsam definierte Ziel erreicht.