Raumkontingente planen    

Räume und Besucherzahlen passend planen

Räume und Besucherzahlen passend planen

Für manche Anlässe (zum Beispiel Kongresse oder Seminare) ist es empfehlenswert, eine Raumkontingentierung zu ergänzen.

Manche Räume haben einfach nur Platz für eine bestimmte Anzahl Menschen – und eine genaue Planung der Besucherzahlen wertet die Veranstaltung für alle Teilnehmer auf.

Wir hinterlegen für die einzelnen Sessions eine individuelle Kontingentierung und können auch Überbuchungen oder «Warnmeldungen» geben, wenn z. B. 80% der Plätze vergeben sind. Mit unserem Kontingentierungs-Tool machen wir Sie aktuell auf Überbuchungen aufmerksam, damit Sie gleich die nötigen Schritte einleiten können.

Gleiches gilt bei schlecht gebuchten Leistungen: Sie können bei Bedarf noch einmal die Werbetrommel rühren und bei den eingeladenen Personen nachfassen.

Workshop-Sessions organisieren    

Besucher wollen sich auf Inhalte konzentrieren

Besucher wollen sich auf Inhalte konzentrieren

Individuell buchbare Workshops sind beliebte Bestandteile bei Kongressen und Seminaren. Sie werden häufig zu unterschiedlichen Themen und Zeiten angeboten, sodass sich ein Teilnehmer das für ihn perfekte Programm zusammenstellen kann.

Das muss organisatorisch sitzen, damit der richtige Besucher Zugang zu seinem gebuchten Programmpunkt erhält und nicht etwa suchen muss.

Gleichzeitig sind die Teilnahmegebühren solcher Seminare oder Kongresse oft preislich gestaffelt, und  bestimmte «Premium»-Workshops (z. B. von einem prominenten Coach oder mit Outdoor-Aktivitäten) sind nur für die Teilnehmer zugänglich, die den entsprechenden Beitrag gezahlt haben.

Organisatoren wollen wissen, wer welchen Zugang zu welchem Workshop oder Programmpunkt gebucht hat. Diese Abfragen können mit baltazaar von vornherein exakt gestellt, online verwaltet und modifiziert werden. Gegenüber dem Teilnehmer bildet baltazaar das Kongressprogramm komplett ab und Workshops können einzeln hinzugebucht werden. Auch Promotion-Codes werden bei Bedarf berücksichtigt.

Die Abrechnung (z. B. inklusive Plausibilitäts-Check, ob die Zahlungen zum gebuchten Programm passen) und das Ticketing (z. B. die Erstellung unterschiedlicher Tickets für die Zugangskontrolle und ihr Versand) können ebenfalls integriert werden.

Hotelbuchung komfortabel und integriert anbieten    

Individuelle Hotelbuchung, ein Wohlfühlgarant
Individuelle Hotelbuchung, ein Wohlfühlgarant

Individuelle Hotelbuchung, ein Wohlfühlfaktor

Die Umsetzung einer komfortablen Hotelbuchung ist mit baltazaar in wenigen Schritten realisierbar.

Zunächst treffen Sie eine Auswahl aus den Hotels im Umkreis Ihrer Veranstaltung. Wir stellen diese Selektion in unser Registrierungs-Tool. Dabei spielt keine Rolle, ob es sich um ein oder mehrere Hotels handelt. Für die definierten Hotels können auch individuelle Zimmerkontingente hinterlegt werden.

Die Teilnehmer sehen sich die Hotels mittels Hotellink zunächst an und platzieren ihren Reservierungswunsch dann direkt beim bevorzugten Hotel. Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen Hotel und Gast.

Gern beraten wir Sie, welche weiteren Details und Varianten bei der Hotelbuchung für Ihren Anlass sinnvoll sind.

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