Anmeldetermine festlegen und planen    

Termine realistisch planen - und einhalten

Termine realistisch planen - und einhalten

Termine. Eine Planung ohne Termindruck wäre manchmal schön – und doch geht nichts ohne sie. Termine strukturieren einen Anlass. Für das Besucher-Management besonders wichtig sind:

  • Anmeldetermin und Anmeldeschluss: Ab und bis wann können sich Besucher anmelden?
  • Sind die Daten flexibel und werden spätere Anmeldungen akzeptiert?
  • Soll es ggf. eine verlängerte Anmeldefrist geben? Wann und wie wird darüber entschieden?
  • Gibt es Früh-Registrierungen (ggf. verknüpft mit entsprechenden Rabatten)?
  • Wie wird mit Spät-Registrierungen verfahren?
  • Wie lang ist die Registrierung generell geöffnet? Wann wird das Portal geschlossen?

Sind all diese Informationen gegenüber dem Besucher transparent, wird auch seine eigene Planung erleichtert. Er weiß genau, wann er sich zur Teilnahme entschließen kann und welche Vorteile es ihm bringt, sich früh zu registrieren.

So wird aus der vermeintlich unangenehmen Terminplanung ein weiterer Baustein zur Besucherzufriedenheit.

Unterschiedliche Anforderungen, individuelle Anpassungen    

Anlässe und baltazaar Customizing und Support nach Mass

Anlässe und baltazaar Customizing und Support nach Mass

So vielfältig wie die ganze Palette an Veranstaltungen sind auch die einzelnen Anlässe. Und so einfach oder komplex sind die jeweiligen Anmeldeprozesse. Unter «Customizing» verstehen wir daher das individuelle Anpassen des Anmelde- und Registrierungsprozesses.

Jede Veranstaltung hat eigene Parameter, Besonderheiten und logistische Abläufe, die zu koordinieren sind. Welche Leistungen sollen buchbar sein, welche Informationen werden für den weiteren Ablauf benötigt?

Die Anforderungen können ganz unterschiedlicher Art sein – denken wir zum Beispiel an …

  • Events, die mit einer Hotelübernachtung verknüpft sind und bei denen eine Hotelliste hinterlegt werden soll
  • Kongresse, auf denen parallele Workshops angeboten werden, die als Einzelseminar oder im Paket buchbar sein sollen
  • Messeaussteller, die ihre potenziellen Kunden einladen und diesen gleich bei der Anmeldung die Möglichkeit bieten, einen Gesprächstermin zu vereinbaren oder im Vorfeld Unterlagen zu bestellen
  • Begleitpersonen, die nur für einen Tag anreisen und für die ein Parallelprogramm bereitgestellt werden soll
  • Veranstaltungen, die insgesamt oder nur in Teilbereichen kostenpflichtig sind und entsprechend aufgesetzt werden müssen

Und es gibt unzählige weitere Beispiele. Bereits in der gemeinsamen Planung mit Ihnen definieren wir diese Leistungen und setzen das Event dann projektbezogen und individuell zusammen.

Zu jedem Anlass passend kommunizieren    

Welche Kommunikationswege funktionieren, bestimmen die Besucher

Welche Kommunikationswege funktionieren, bestimmen der Anlass und seine Besucher

Der Event-Termin steht fest, die Location ist gebucht und die Ideen sind so weit auf Papier. Jetzt geht es darum, Ihre Wunschgäste und Teilnehmer zu informieren.

baltazaar kann Ihre klassischen Kommunikationsmassnahmen mit einer verlinkten Veranstaltungs-Website, persönlichen Newsletters oder persönlichen Einladungen per E-Mail zusätzlich unterstützen und so dem Teilnehmer auf unterschiedlichen Kanälen den Zugang zum Registrierungslink ermöglichen.

Und weil uns die Interaktion mit Ihren Besuchern so wichtig ist, gehen wir noch einen Schritt weiter und kümmern uns gern um ein umfassendes Kommunikationskonzept für Ihre Veranstaltung, auf Wunsch bis zur Produktion.

Das kann die Entwicklung eines eigenen «Corporate Design» für den Anlass oder gar eine Serie sein, aber auch das Texten der Einladungen und die Betreuung in sozialen Netzwerken.

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