Verrechnung und Zahlungsarten festlegen
«Ich möchte bitte mit Karte zahlen.»
Die Rechnungsstellung ist Teil des aktiven Besucher-Managements. Verknüpft man die Abrechnung bereits mit der Anmeldung und macht die Preise dort transparent, wählt jeder Besucher die von ihm bevorzugte Abrechnungsart. Das hilft, spätere Reklamationen zu vermeiden. Veranstalter erhalten früh wertvolle Informationen über die Wirtschaftlichkeit des Anlasses.
Die Struktur der Verrechnung über alle Teilnehmer kann dabei unterschiedliche Ausprägungen annehmen: Wie zahlen die Kunden – bar, elektronisch oder über ihre Kreditkarte? Bekommen sie eine Rechnung oder Quittungen? Müssen Kostenbeteiligungen oder Rabatte eingerechnet werden? Wie werden Stornos verrechnet? Welche Besucher gehören zu einer Gruppe, für die eine Firmenrechnung erstellt werden muss? Wie kommt die Rechnung beim Empfänger an – per PDF oder per Post? Auch Zahlungen vor Ort an der Tageskasse können mit der Registration und Buchung der Teilnehmer verknüpft werden.
All diese Informationen geben Veranstaltern für ihren nächsten Anlass einen Planungsvorsprung: Stellt man z. B. fest, dass 90% der Besucher eine Rechnung per PDF und die Online-Zahlung per Kreditkarte wünschen, lässt sich das mit kleinem Aufwand zielgerichtet umsetzen.
