Ziel- und Teilnehmergruppen detailliert erfassen
Teilnehmergruppen optimal organisieren
Die Zuordnung der künftigen Teilnehmer zu verschiedenen Zielgruppen ist den meisten Veranstaltern aus Marketingüberlegungen oder aus reiner Planungserleichterung ein Begriff.
Tatsächlich hilft es im aktiven Besucher-Management, ein Zielgruppenraster zu erstellen, dem die einzelnen Teilnehmer zugeordnet werden. Dieses Raster setzt sich aus vielen Details zusammen, z. B. Sprache des Teilnehmers, Anrede (Du- oder Sie-Form), Anzahl der Begleitpersonen, spezielle Status als VIP, Referent, Partner oder Sponsor, usw.
Eigentlich ist egal, welche Informationen Sie sammeln: Maßgeblich ist, dass sie für die Logistik der Veranstaltung und die Abläufe rund um den Besucher wesentlich sind. In einem gemeinsamen Gespräch entwickeln und definieren wir die Teilnehmergruppen, die wissenswerten und die unbedingt benötigten Informationen.
Der Vorteil ist recht einfach zu beschreiben: Jede Zielgruppe wird nur mit den Informationen beliefert, die für sie wichtig und für die Anmeldung erforderlich sind. Veranstaltern bietet das Vorgehen eine große Flexibilität: Einladungen, wichtige Informationen, Eintritte, «Special Arrangements» und vieles andere mehr können differenziert kommuniziert werden.